Kada se jednom registruje na portalu Evropske komisije i dobije broj a zatim obezbijedi dokumenta za validaciju statusa i tipa pravnog lica, organizacija svoj PIC broj može koristiti za sve konkursne rokove u okviru Erasmus+ programa. Svaka institucija može ažurirati svoje podatke na portalu tokom trajanja projekta.
Drugi programi EU za koje se takođe koristi PIC broj su Horizont 2020, Kreativna Evropa, Evropa za građane i građanke.
Pristup portalu preko kojeg se dobija PIC broj je na ovom linku:
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html
Zašto je potreban PIC broj u postupku konkurisanja za projekte u okviru programa Erasmus+?
PIC broj Evropskoj komisiji i njenim agencijama omogućava centralizovano praćenje podataka o institucijama koje učestvuju u podnijetim prijavama i uspješnim projektima koji se finansiraju kroz programe EU.
Pored toga, formulari za podnošenje prijava za projekte su takvi da se osnovni podaci za organizacije (naziv, adresa, grad, zemlja, kontakti, website) u njih ne upisuju već ih server/portal za e-formulare sam “povlači” i kreira formular zahvaljujući bazi podataka o PIC brojevima na sajtu Evropske komisije.
Da li možemo da registrujemo druge institucije i podnesemo prijavu za dobijenja PIC broja umjesto njih ukoliko predstavljamo konzorcijum koji podnosi projektnu prijavu?
Svaki pojedinac koji posjeduje ECAS nalog može da registruje sopstvenu organizaciju ili neku drugu organizaciju. Proces registracije je u oba slučaja isti, jedina razlika je u tome što ukoliko registrujete neku drugu organizaciju morate da unesete adekvatne podatke kontakt osobe te organizacije.
Preporuka je ipak da registraciju organizacije obavi osoba koja pripada toj organizaciji i koja je o tome obavijestila svoju upravu, kako bi se umanjila mogućnost grešaka prilikom unosa podataka.
Kakvu ulogu ima ECAS nalog kod dobijanja PIC broja?
Pojedinac koji želi da za svoju instituciju započne proces dobijanja PIC broja prije svega mora da otvori svoj lični nalog na portalu – ECAS nalog.
Link na kojem se pojedinac registruje za dobijanje ECAS (the European Commission Authentication Service) naloga je:
https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi
ECAS nalog je vezan za e-mail adresu koju osoba navede.
ECAS nalog pojedincu omogućava:
• da otpočne proces registracije institucije za dobijanje PIC broja za učešće u programu Erasmus+ (i/ili drugim EU programima)
• da preuzme e-formular za neki od Erasmus+ projektnih prijava
Vodič za otvaranje ECAS naloga dostupan je na linku: http://eeas.europa.eu/media/subscribe/ecas-user-manual.pdf
Koji je postupak dobijanja PIC broja?
Postupak dobijanja PIC broja otpočinje registrovanjem pojedinca na portalu za učesnike i otvaranjem njegovog pojedinačnog ECAS naloga. Bilo koji ECAS korisnik može da registruje pojedinačnu organizaciju. Nakon što se korisnik uspješno prijavi na sistem, prolazi kroz programski vođeni slijed koraka za registraciju organizacije.
Svim korisnicima je na raspolaganju Vodič za korišćenje portala i registraciju dostupan na linku:
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/manualurf_en.pdf
PIC broj koji organizacija dobije kada se prvi put registruje smatra se privremenim, ali i on je dovoljan da bi organizacija mogla da učestvuje u projektnim prijavama. Tek kada projekat dobije finansiranje, obavezna je procedura validacije statusa institucije čime PIC broj postaje trajan.
Koji podaci se popunjavaju na portalu za učesnike?
Prilikom registrovanja institucije za učešće u programu Erasmus+ neophodno obezbijediti osnovne podatke o organizaciji kao što su njen tip, naziv, matični broj, adresu, kontakt podatke i dr. Aplikacija za registraciju sadrži pojašnjenja za svaki segment registracionog procesa i jasno su obilježena polja koja moraju da se popune da bi se prešlo na sljedeći korak.
Koje dokumente je potrebno dodati na portal tokom registracije (ili nakon toga)?
Institucije koje žele da prijave projekat za Erasmus+ na Participant portal treba prije svega da dodaju (upload) sljedeće skenirane dokumente:
obrazac za identifikaciju pravnog lica može se preuzeti na linku: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm
obrazac za financijsku identifikaciju pravnog lica može se preuzeti na linku: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm
Pored toga, potrebno je dodati i dokumente iz kojih se vidi kada je organizacija osnovana, kada i sa kakvim statusom tj. ko je njen osnivač, rešenje o PDV-u ili eventualno o izuzeću od PDV-a.
Svaki pojedinačni dokument koji se kači ne smije da bude veći od 6 Mb. Preporučuje se da se svi dokumenti podnose u pdf format (skenirani originali).
Tim za validaciju PIC brojeva često naknadno kontaktira organizaciju sa molbom za slanje ovjerenih prevoda dokumenata ili slanje dodatnih dokumenata koji služe za potvrdu statusa organizacije.
Link sa dodatnim pojašnjenjima sa portala Evropske komisije može se naći ovdje: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/register-an-organisation/validation-of-organisation_en.htm
Zbog čega smo prilikom početne registracije dobili informaciju da je PIC broj privremen?
Vaš PIC broj je privremen sve do trenutka kad Tim za validaciju provjeri dokumente o statusu vaše organizacije. Ipak, privremeni PIC broj je dovoljan u fazi konkurisanja za projekte.
Tek, ako vaš projekt bude odobren za finansiranje, pre potpisivanja ugovora zahtijeva se da validacija PIC brojeva svih organizacija koje u projektu učestvuju.
Šta je validacija PIC broja?
Nakon registracije institucije na portalu za dobijanje PIC broja, nadležne službe Evropske komisije rade provjeru unijetih podataka i dokumenata kojima se garantuje postojanje jedne institucije i njen status. Tim za validaciju se obraća osobi koja je unijeta kao kontakt za instituciju sa molbom za eventualno dostavljanje dodatnih dokumenata i ovjerenog prevoda dokumenata koji se odnose na pravni status institucije.
Tek nakon verifikacije svih unijetih podataka i dokumenata, dodijeljeni PIC broj postaje trajan i koristi se u svoj budućoj komunikaciji sa Evropskom komisijom i njenim agencijama. Organizacija ne može potpisati ugovor za projekat koji je dobio finansiranje niti učestvovati kao partner na projektu ako njen PIC broj nije validiran.
Tokom validacije PIC broja dešava se i određivanje osobe koja predstavlja pravnog zastupnika organizacije LEAR - Legal Entity Authorized Representative tj. osobe koja na sebe preuzima komunikaciju sa Evropskom komisijom u pogledu podataka o instituciji, potpisuje ugovore i druge pravno obavezujuće dokumente sa Evropskom komisijom.
Kada jednom bude nominovan LEAR i njegovi podaci poslati Timu za validaciju u Evropskoj komisiji, osoba koja je prvobitno registrovala organizaciju gubi pristup podacima o organizaciji (osim ako ta ista osoba nije nominovana da bude i LEAR).
LEAR može da nominuje još i tzv. administratora/e naloga (Account Administrator) sa istim pravima da modifikuje podatke o instituciji.
Da li je potrebno prevoditi statut organizacije za validaciju PIC broja?
Nije potrebno prevoditi i prilagati tekst statuta organizacije. Osnovni dokument koji se po pravilu podnosi jeste potvrda/rešenje o registraciji kod nadležnog tijela u zemlji. Ovaj dokument je potrebno prevesti kod sudskog tumača.
Da li je moguće mijenjati unijete podatke i kako?
U fazi same registracije, kao i nakon njenog okončanja, odnosno nakon verifikacije svih dokumenata i dobijanja zvaničnog PIC broja moguće je mijenjati unijete podatke. Nakon uspješno okončane registracije, sva dalja modifikacija podataka je po pravilu povjerena licu koje zvanično predstavlja organizaciju LEAR –u (Legal Entity Authorized Representative) i/ili delegiranom administratoru naloga (Account Administrator).
Kakva je uloga osobe kojoj je dodijeljen LEAR status?
Procedura nominovanja osobe koja će dobiti LEAR status teče paralelno sa validacijom organizacije u registru korisnika. LEAR je osoba koja na sebe preuzima komunikaciju sa Evropskom komisijom u pogledu podataka o instituciji, može potpisati ugovore i druge pravno obavezujuće dokumente sa Evropskom komisijom.
Prava i obaveze nominovane osobe, kao i postupak njene nominacije detaljno su objašnjeni na linku: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/register-an-organisation/lear-appointment_en.htm
Može postojati samo jedna osoba kojoj je dodeljen status LEAR-a za jednu organizaciju.
Da li je moguće izbrisati prikačene dokumente?
Prateće dokumente koje je neophodno skenirati i prikačiti prilikom postupka registracije organizacije nije moguće izbrisati, ali ih je moguće zamijeniti drugom modifikovanom verzijom.
Da li fizička lica mogu da se registruju na portalu za učesnike?
Fizička lica mogu da se registruju na portalu za učesnike. Ipak, imajući u vidu da se radi o jedinstvenom registru korisnika koji obuhvata više programa Evropske komisije, važno je istaći da u projektima koji su vezani za program Erasmus+ trenutno postoji potreba za registracijom institucija, a ne i fizičkih lica.
Koliko vremena je potrebno za verifikaciju dodijeljenog PIC broja?
Vrijeme validacije može da se razlikuje u zavisnosti od korespodencije sa Timom za validaciju Evropske komisije i potrebe da se obezbijede dodatna pojašnjenja vezana za organizaciju, kao i dodatna prateća dokumenta. Obično proces traje oko jedan mjesec.
Ko ima pristup podacima o organizaciji nakon uspješne registracije na portalu za učesnike?
Nakon registracije je određeni broj podataka o instituciji, kao i sam PIC broj dostupan široj javnosti zainteresovanoj za program Erasmus+, odnosno svakom pojedincu koji ima ECAS nalog i mogućnost da pretražuje registar korisnika. S druge strane, uvid u sve podatke i prateće dokumente imaju samo LEAR i/ili delegirani administratori naloga.
Zašto mi portal ne dozvoljava da sačuvam naziv organizacije u original (Legal Name)?
Moguće je da ste upisali naziv organizacije s dijakritičkim znacima (č,š,ć,đ). Pokušajte da upišete naziv bez tih znakova. Naziv organizacije s dijakritičkim znacima moguće je upisati u dijelu Business Name.
Da li portal povlači automatski i ime kontakt osobe iz registracije za PIC u neki prijavni formular za projekte?
Ne, kontakt osobu za pojedini projekt sami upisujete direktno u prijavni formular. To može, ali i ne mora biti ista osoba koja je upisana kao kontakt osoba za instituciju na portalu.
Kako možemo saznati je li naša organizacija već ima dodeljen PIC broj?
U pretraživaču na sledećem linku možete provjeriti da li je Vaša organizacija registrovana i već ima svoj broj:
https://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/search.html
Na sajtu Izvršne agencije možete pogledati prezentaciju o otvaranju ECAS naloga i dobijanja PIC broja https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/participant-portal-eform.pdf
